Cea mai puternica ofensiva vine de acolo de unde poate va asteptati mai putin. Din mediul online, de pe Internet, si este reprezentata si sustinuta de companii importante precum Google. Folosind Web 2.0 vin sa suplimenteze oferta aplicatiilor de birou, aducand, de asemenea, noi facilitati si un suflu nou. Acela al disponibilitatii permanente, de oriunde, si al colaborarii extrem de usoare intre utilizatorii care le folosesc.
Principalii reprezentanti sunt Google si Zoho, solutii de birou pe care le-am testat, le-am folosit extensiv si va prezentam o analiza din punctul de vedere al beneficiilor si oportunitatilor de adoptare.
Zoho (www.zoho.com)
Aplicatiile disponibile in suita Zoho sunt mai numeroase decat in cazul Google si le includ atat pe cele de editare de documente, foi tabelare si prezentari, cat si pentru publicare de
continut online, coordonare de proiecte sau chat. Pentru a putea incepe sa le folositi, aveti nevoie de inregistrarea pe site, folosind o adresa de e-mail valida. Odata inregistrat, puteti importa documente atat din formatele Microsoft Office, cat si Open Office, pe care le puteti vizualiza, edita, tipari, salva online sau exporta pentru folosirea pe computerul propriu.
Din punctul de vedere al vitezei de rulare, impresia a fost de lucru instantaneu, iar testul a fost facut peste o conexiune Internet fara canal garantat, precum cele pentru acasa. Aplicatiile se incarca rapid, iar in cazul in care se foloseste modul FullScreen al browser-ului Internet (tasta F11), acestea ocupa tot ecranul si sunt placut de folosit.
In plus, o functionalitate nou-introdusa de Zoho este aceea a instalarii unei mici aplicatii pentru browser, ce permite deschiderea directa a fisierelor aflate local pe statia proprie fara a fi necesara uploadarea prealabila online. Alaturi de viteza de incarcare si rulare, aceasta realizeaza o senzatie de lucru intr-un mediu similar unei aplicati locale, ceea ce impresioneaza in mod pozitiv.
Zoho Writer
Din punctul de vedere al functionalitatii, Zoho Writer ofera toate functionalitatile de baza necesare operarii curente. Textul poate fi editat avand la dispozitie cele mai populare fonturi, formatat in cele mai frecvente modalitati, aliniat etc. Chiar si shortcut-urile familiare pentru formatare precum CTRL-B pentru text ingrosat, CTRL-I, CTRL-U si altele au fost pastrate. De asemenea, exista posibilitatea introducerii de tabele, imagini in documente, creare de sumar si alte operatiuni folosite in mod uzual. Daca nu depasiti stadiul de utilizator obisnuit – la fel ca mine, de altfel – va veti putea realiza cea mai mare parte a sarcinilor zilnice folosind Zoho Writer.
Documentele create pot fi vizualizate rapid intr-o fereastra ajutatoare disponibila in ecranul principal in partea stanga a acestuia si exista chiar si o librarie de formate predefinite care se pot folosi ca punct de start in editarea documentelor. De asemenea, aplicatia online permite verificarea corectitudinii din punct de vedere gramatical (Spell Checker), dictionarul fiind bogat si facand sugestii pertinente.
Extrem de utila si foarte placuta in utilizare este banda superioara cu TAB-uri pentru documente deschise, similara celei din browser pentru ferestrele deschise. In utilizarea curenta, atunci cand sunt deschise mai multe documente se dovedeste de mare ajutor, eliminand necesitatea folosirii ALT-TAB pentru trecerea dintr-un document in altul. Aceasta facilitate ar fi de mare ajutor sa fie introdusa si in aplicatiile desktop, suitei Office de la Microsoft lipsindu-i aceasta facilitate cu care, odata obisnuit, iti este greu sa lucrezi fara.
Zoho Sheet reprezinta echivalentul familiarului Excel si, intocmai ca Writer, ofera functionalitatea de baza a aplicatiei populare. Sunt putine operatiunile pe care nu le puteti efectua, inclusiv realizarea de grafice fiind acoperita de aplicatie.
Desi sunt un utilizator frecvent de Excel, realizez sarcini marunte si tot ce am avut de realizat am putut sa o fac folosind Zoho Sheet. Butonul drept al mouse-ului poate fi folosit in toata zona de lucru si va permite accesul la optiunile cele mai frecvente. Daca folositi in mod curent Pivot Table sau doriti sa blocati anumite coloane pentru o urmarire mai usoara, aplicatia se va dovedi totusi depasita.
Desi de la acelasi producator, este destul de diferita din punct de vedere al aspectului, reusind sa ofere insa un spatiu util mai mare pentru editarea documentelor si oferind o interfata ceva mai aerisita, desi nu beneficiaza de tab-urile Writer, pe care le-am gasit deosebit de utile.
Aplicatia permite importul sau exportul atat din formatul MS Excel (.xls), cat si din formatele Open Office sau .csv. In cele mai multe cazuri, importul functioneaza corect, totusi am intalnit situatii in care acest lucru nu a putut fi realizat, situatie destul de frustranta in cazul in care se primesc docu-mentele de la parteneri care trebuie vizualizate sau modificate.
Zoho Show este aplicatia introdusa cel mai recent in portofoliul Zoho si, din nou, din punctul de vedere al designului detine propria personalitate. Impresia este ca la toate aceste aplicatii au lucrat echipe individuale care nu au beneficiat de un coordonator din acest punct de vedere, dar acest lucru este mai putin important in acest moment.
Aplicatia Show poate suplini insa facilitatile firesti din suita Microsoft cu mai multa greutate decat Writer sau Sheet. Permite crearea de prezentari de baza folosind un numar de formate deja instalate, dar crearea unui format propriu folosind imagini si formatare avansata este destul de dificila. O penalizare suplimentara vine din faptul ca nu permite importul de fisiere video sau audio. De asemenea, importul unei prezentari mai complexe nu este facut pe loc, ci dupa o procesare suplimentara, fiind anuntat pe e-mail in momentul finalizarii.
Desi usor de utilizat, in toate aplicatiile Zoho am simtit necesara totusi existenta unei sectiuni de Help pe care nu am reusit sa o gasesc, sectiunea de intrebari frecvente (FAQ) suplinind intr-o oarecare masura lipsa acestuia, dar nepermitand cautarea rapida a unor termeni de interes imediat, necesitand parcurgerea acesteia sau cel putin a subiectelor principale.
Google Docs & SpReadSheets
Google, dupa ce a castigat batalia la nivelul motoarelor de cautare atat cu Yahoo, cat si cu Microsoft, deschide un nou front pe terenul suitelor de birou. Disponibila exclusiv online, suita Google permite astazi folosirea echivalentelor Word si Excel, directorul Google Eric Schmidt confirmand, de asemenea, in urma cu cateva zile dezvoltarea si lansarea in curand a echivalentului online al Powerpoint.
Daca aveti deja un cont la Gmail il puteti folosi pe acela sau va puteti inregistra gratuit pentru folosirea serviciului la adresa http://docs.google.com. Odata inregistrat, interfata pusa la dispozitie respecta caracteristicile Google. Este simpla, extrem de intuitiva si extrem de usor de folosit si, de asemenea, unitara in cele doua aplicatii.
Google Docs Spreadsheets permit importul, vizualizarea, editarea, salvarea online sau exportul documentelor in aceleasi linii de baza ca si aplicatiile Zoho.
Desi usor necaracteristic Google, exista mai multe limite. Dimensiunea maxima a fisierelor care pot fi importate este de 500 kb si acopera atat formatele Microsoft, cat si Open Office. O alta limita ce pare insa acoperitoare este de 1.000 de fisiere de documente si 200 de fisiere de calcul tabelar care pot fi postate online.
Extrem de interesant, toate aplicatiile prezentate dispun de functionalitati avansate de colaborare online, ce permit editarea documen-telor, gestionarea reviziilor sau postarea de comentarii sau de observatii de catre mai multi utilizatori in acelasi timp. Acestea pot fi extrem de utile in cazul lucrului in paralel al unei echipe asupra unui document, reprezentand o facilitate care nu este disponibila in aplicatiile desktop. In plus, Google ofera posibilitatea chat-ului online din aplicatia proprie in acelasi timp cu editarea documentului, deci puteti exploata suplimentar avantajele modificarii in acelasi timp asupra documentului.
O penalizare a tuturor aplicatiilor prezentate este data de faptul ca importul unor fisiere din echivalente Microsoft este facut uneori cu usoare erori de formatare, situatie aparuta din cauza formatului proprietar al fisierelor. Pe masura ce noul format Office 2007 bazat pe XML se va raspandi, aceste diferente nu se vor mai face simtite.
Concluzii
Lucrul in mediul online reprezinta solutia de viitor, pe termen lung, aducand beneficii din punctul de vedere al costurilor de licentiere si de administrare. Aplicatiile vor deveni un serviciu ca oricare altul, trend sesizat si de Microsoft, ce ofera, de asemenea, o modalitate de colaborare online prin serviciul Office Live ce combina in acest moment ambele lumi online si offline.
Catalogarea conform careia aplicatiile online de acest fel vor duce la disparitia suitei Microsoft Office instalata pe majoritatea statiilor de lucru de acasa sau de la birou este exagerata. Se vede insa ca variantele online sunt totusi la inceput si aplicatiile testate amintesc de primele variante ale suitei Microsoft. Inca niciuna dintre solutiile online nu reuseste sa egaleze solutiile desktop din punctul de vedere al formatarii documentelor. Documentele produse astfel vor arata totusi destul de simplu, fara sa impresioneze.
Chiar si asa, suitele online testate reusesc sa indeplineasca cu succes functiile de baza necesare pentru operarea curenta si pot fi folosite in cazul unui birou de mici dimensiuni sau acasa, daca suita Microsoft nu se afla deja pe computerul dv. cu licenta sau in bugetul alocat componentei IT.
Vi se potrivesc? Va incurajez sa le testati, sa verificati realizarea operatiilor curente si sa luati decizia in functie de necesitatile proprii.
Articol original: http://www.sfin.ro/articol_8835/exista_alternative_la_dominatia_ms_office.html