Modalitatea de a trimite şi recepţiona faxuri cu ajutorul vechiului aparat fax este învechită. Noul mod de comunicare prin fax e prin intermediul e-mail-ului
Faxul este atât de anii ’80 încât probabil că noua generaţie nici n-ar mai şti să folosească unul. Comunicarea prin fax îşi trăieşte ultimele zile, însă nu poate să dispară cu totul. Este folosită în continuare ca modalitate oficială de comunicare, în special atunci când este vorba de metoda de comunicare agreată contractual. Până când e-mail-ul împreună cu aliatul indispensabil numit semnătură electronică vor da lovitura de graţie, ne vedem încă nevoiţi să folosim ca modalitate oficială de comunicare tot… faxul.
Cum putem aduce faxul mai aproape de prezent?
Dacă încă trimiteţi şi primiţi faxuri folosind metoda clasică, şi anume prin utilizarea unui fax şi a unei linii telefonice dedicate, este foarte probabil să fiţi foarte interesat de soluţiile fax to e-mail sau e-mail to fax. Pur şi simplu renunţaţi la vechiul aparat şi începeţi să trimiteţi şi să recepţionaţi faxuri direct prin e-mail, folosind un computer, un laptop sau chiar utilizând telefonul mobil, smartphone-ul ori PDA-ul, pentru mobilitate deplină.
Am identificat două variante comode de realizare a acestei schimbări. Prima presupune pur şi simplu folosirea unui serviciu disponibil online, prin care vă este desemnat un număr de telefon propriu la care puteţi recepţiona faxuri care vă sunt transmise pe e-mail sau puteţi trimite de pe e-mail direct la numere de fax. Preţul serviciului este format în general dintr-un mic abonament lunar şi un cost pe pagina transmisă. Probabil că furnizorul de servicii Internet sau comunicaţii deja îl are în portofoliu şi îl puteţi contracta din acelaşi punct pentru a păstra un singur punct de contact.
A doua variantă este să implementaţi soluţia la sediul dumneavoastră folosind un modem şi un software capabil să realizeze această funcţionalitate, transformând astfel faxurile în format electronic.
Avantajele tehnologiei de tip Fax to E-mail
1. Mobilitate sporită
Faxurile se pot transmite şi recepţiona de oriunde din lume. Mesaje de tip fax se pot primi fie pe PDA, fie pe Smartphone, eliminând astfel situaţiile în care faxurile erau primite şi trimise doar la sau de la birou.
2. Reducerea costurilor
Soluţiile de tip fax to e-mail reduc cheltuielile alocate pentru echipamentul de tip fax dedicat, pentru linia telefonică necesară şi pentru consumabilele aferente, nefiind vorba de nicio investiţie în cazul unui serviciu online. În cazul instalării unei soluţii la sediu, se vor elimina costurile cu consumabilele.
3. Profesional şi eficient
Această soluţie oferă posibilitatea de a avea unul sau mai multe numere dedicate de fax la care puteţi primi fax la orice oră, fără să sune ocupat.
4. Un pas spre o lume mai verde
Soluţiile fax to e-mail sunt stocate integral electronic. În cazuri excepţionale puteţi printa doar faxurile importante. Încă uzitatele faxuri de tip spam nu mai provoacă costuri. Având în vedere că faxurile primite şi transmise sunt stocate în mod electronic, se poate realiza şi întreţine de asemenea foarte uşor o arhivă electronică cu toate aceste mesaje.
5. Evitaţi pierderea unor informaţii importante
Echipamente defecte, role de fax blocate, lipsa de toner sau hârtie ce duc la faxuri pierdute din toate aceste motive până în momentul în care o persoană identifică şi rezolvă situaţia sunt de domeniul trecutului.
6. Modul de funcţionare
Serviciul de fax to e-mail permite transmiterea şi recepţionarea mesajelor de tip fax prin intermediul clientului de e-mail şi reprezintă o evoluţie firească asemănătoare cu trecerea de la folosirea sistemului poştă clasică la cel de poştă electronică.
Pentru primire se asociază unui număr de fax una sau mai multe adrese de e-mail. În momentul în care se primeşte un fax pe acel număr, detaliile şi conţinutul faxului sunt transmise în format electronic sub formă de imagine sau PDF la adresa de e-mail corespunzătoare.
Pentru trimitere se expediază un e-mail la o adresă predefinită anterior, având în subiect numărul de fax la care se doreşte transmisia. În momentul în care mesajul ajunge la destinatar este trimisă o notificare expeditorului. La fel se întâmplă şi în cazul unei erori.
Faxul de la celălalt capăt al liniei telefonice nu va observa dacă mesajele s-au trimis de la un fax standard sau folosind fax to e-mail.
Concluzii
Până când vechiul fax va fi înlocuit în comunicarea oficială de e-mail cu semnătura electronică puteţi face un pas pentru a-l aduce în prezent, reducând costurile şi obţinând o soluţie mai profesională.
Articol original: http://www.sfin.ro/articol_22443/faxul_a_murit__traiasca_faxul_electronic.html