Sunteti director general intr-o companie mica sau mijlocie, sau director IT intr-o companie mare sau multinationala? Va invit sa va imaginati departamentul IT ca un simplu furnizor de servicii pentru compania proprie. Pornind de aici, atunci cand statiile de lucru si servere pierd prim planul si serviciile livrate in interior ‘urca pe scena’ o schimbare de viziune fundamentala asupra departamentului IT va avea loc. Acolo unde am reusit acest experiment departamentul IT s-a transformat dintr-un centru de cost – in paranteza spus ‘gaura neagra’ a companiei – intr-un furnizor de valoarea adaugata pentru aceasta.
Care este secretul? Spargerea sau impartirea intregului IT in servicii mai mici, usor de urmarit, implementat si administrat, conform unui SLA agreat in interior sau cu un furnizor de servicii de afara. Cateva exemple: serviciul de email, serviciul de administrare a conexiunii Internet si a securitatii, serviciile de baze de date, serviciile de prezenta online (WEB). Exemplele pot continua pana la epuizarea tuturor serviciilor IT care se pot livra in interior, insa pentru a pastra dimensiunea articolului la un nivel rezonabil sunt nevoie sa ma opresc aici. Totusi, va asigur ca nu sunt atat de multe, se pot numara pe degetele disponibile la cele 4 membre ale unui ‘ITist’.
Odata cu aceasta abordare, lucrurile devin ceva mai simple si mai pe intelesul tuturor managerilor superiori (daca exista) si se poate trece la urmatorul pas. Folosesc pentru exemplificare serviciul de email. Acesta poate fi gazduit in continuare intern sau poate fi externalizat complet. In situatia in care este gazduit intern, solutia poate fi administrarea cu angajati proprii sau cu o companie specializata. Indiferent de solutia aleasa cel mai important aspect este agreerea standardelor de lucru (a SLA-urilor): caracteristicile tehnice ca viteza de acces, capacitatea de stocare, securitatea solutiei, accesul din interior sau exterior si mai ales disponibilitatea si solutia de backup in caz de avarie. Veti defini astfel, exact si conform necesitatilor detaliile unui prim serviciu ce va va permite sa treceti la urmatorul pas.
Este foarte posibil ca, folosind acest model sa descoperiti lucruri la care este posibil sa nu va fi gandit initial, cum ar fi: monitorizarea proactiva a solutiei, interventia in afara orelor de program sau riscul/costul inlocuirii angajatilor proprii in cazul parasirii companiei sau a furnizorului extern in cazul unei eventuale rezilieri. In functie de nevoi adaugati-le la specificatiile initiale sau incadrati-le la riscuri secundare asumate.
Astfel, veti aborda cu incredere partea financiara a lucrurilor, ceea ce folosind specificatiile anterioare va va permite sa evaluati corect costurile. Adio surprize neprevazute generate de costuri ascunse sau supradimensionari inutile ale serviciului. In plus, veti reusi astfel sa realizati un mix tehnico-financiar optim pentru afacerea dvs. luand in considerare inclusiv momentul de dezvoltare in care se afla.
Experimente de acest fel la companiile pentru care am lucrat au reliefat in cele mai multe din cazuri situatii in care departamentul IT era obligat sa obtina rezultate cu un minim de resurse, imposibil de realizat. Neavand aceasta analiza si necunoscand sau necomunicand conducerii riscurile, inseamna de fapt asumarea responsabilitatii, ceea ce atrage la randul sau imaginea de ineficienta. Mai mult decat atat, spre incantarea bugetelor in sine, am constatat de fiecare data o crestere considerabila a eficientei uneori de pana la 50% prin raportarea tehnic/financiar.
Se va descoperi reluand pasii pentru fiecare serviciu in parte ca departamentul IT privit la modul general poate fi inlocuit mai eficient si mai transparent cu o viziune pe functiuni sau servicii. In cadrul acesteia, specificatiile clare, de fapt nimic altceva decat asteptarile dvs., vor fi analizate punctual, catalogate din punct de vedere al importantei si al prioritatilor si nu in ultimul rand al riscurilor asumate. Partea financiara isi are locul ei insa este secundara intr-o asemenea analiza, luarea unei decizii fiind facuta din punct de vedere costuri/asteptari sau altfel spus cat platesti atat primesti.
Aceasta abordare va oferi pe de o parte responsabililor IT un loc in echipa de management ce aliniaza obiectivele de business cu necesitatile (IT in acest caz) si o mai mare greutate in companie, in primul rand prin folosirea unui limbaj comun, de business. Sigur, va disparea exotismul asociat IT-ului si un oarecare exclusivism, insa va asigur ca merita.
Pe de alta parte, din punct de vedere al directorului general sau al owner-ului unei afaceri (patron suna foarte urat din punctul meu de vedere) ofera o perspectiva simpla, pe intelesul unui non-specialist, insa dependent de IT ca mijlocitor al succesului afacerii.
Stiu ca in IT partea operationala ocupa majoritatea timpului, oferiti-va insa cateva ore pentru o astfel de analiza, veti castiga mai mult timp pe termen lung pentru strategie si management decat pentru ‘stingerea focurilor’ in IT. Depinde insa de ce vreti sa faceti… management IT sau doar administrare IT.